Saiba como fazer a otimização de processos na sua empresa

O mercado está cada vez mais competitivo e o consumidor demanda mais e mais das empresas. Dessa forma, é fundamental se organizar internamente para conseguir oferecer o melhor serviço ou produto possível. Além disso, uma estratégia que está funcionando em um momento pode, de uma hora para outra, deixar de ser tão eficiente. Portanto, é preciso pensar na otimização de processos constantemente e, assim, garantir o melhor desempenho da sua organização em todos os setores.

Essa tarefa, porém, não é tão simples de ser colocada em prática e é preciso realizar um trabalho eficiente de gestão. Apesar dos inúmeros benefícios que a otimização gera para um negócio, é importante realizar um planejamento estratégico para que o conceito funcione corretamente e resulte nos números esperados.

Que tal, então, se aprofundar e tirar todas as dúvidas sobre o assunto? Para isso, é só continuar a leitura deste artigo!

O que é otimização de processos?

Apesar de ser um termo muito comum no mundo corporativo, muita gente desconhece as melhores práticas e, por isso, não sabe o que é otimização de processos. Na prática, é um conjunto de ações que busca identificar oportunidades de melhorias dentro de uma organização.

Na rotina corrida de trabalho, muitas vezes é complicado identificar maneiras de otimizar os processos internos da empresa. Ao aplicar esse conceito, porém, é possível realizar uma análise mais ampla do que está sendo feito internamente e, assim, encontrar maneiras de aperfeiçoar os processos em busca de um melhor desempenho.

Quais passos seguir para otimizar os processos da sua empresa?

Para que você consiga realizar a otimização de processos dentro da sua organização, preparamos um passo a passo de quais etapas seguir. Confira os sete passos abaixo!

1. Identifique o objetivo final

Qual é o objetivo de determinado processo? Ele está sendo alcançado? Essas são algumas das perguntas que você precisa responder para dar o primeiro passo rumo à otimização.

Por exemplo, no planejamento do lançamento de um produto, quais seriam os objetivos a ser alcançados? Eu diria que a disponibilidade do produto na data planejada e a execução de um bom plano de comunicação seriam objetivos mínimos a ser alcançados. O que você está fazendo para alcançar esses objetivos?

2. Mapeie cada etapa

Em seguida, é hora de mapear todo o fluxo de trabalho e avaliar cada uma das etapas e métodos utilizados dentro do processo. Seguindo o exemplo do lançamento do produto e focando a otimização de processos, é importante considerar início da produção, disponibilidade no estoque, desenvolvimento de materiais promocionais, capacitação do time de vendas, serviços, entre outros fatores.

3. Identifique falhas e faça testes

Ao fazer o mapeamento, fica mais fácil identificar as falhas do processo e, assim, realizar os testes para torná-lo mais eficiente. Ainda no nosso exemplo, a utilização de fornecedores confiáveis minimiza o risco de atrasos, a capacitação dos profissionais envolvidos nos processos garante uma execução mais eficiente das etapas dos processos, entre outras providências que podem ser tomadas.

4. Elimine etapas desnecessárias

Muitas vezes, etapas desnecessárias acabam prejudicando o desempenho de um processo. Mas, para eliminá-las, é preciso avaliar cada uma delas a fim de descartar o que não for útil. Dependendo do produto a ser lançado, certas etapas do processo podem ser simplificadas ou até mesmo eliminadas em função da complexidade ou do custo de implementação.

5. Automatize o que for possível

As ferramentas e soluções estão cada vez mais acessíveis e podem tornar o trabalho manual e burocrático mais eficiente. Por isso, automatize o que for possível. Planilhas inteligentes ou mesmo softwares específicos podem ser utilizados para a otimização dos processos.

6. Adote um novo método

Com a análise completa do seu processo e a identificação das falhas, você pode encontrar um novo método para o processo em busca dos melhores resultados possíveis. Nesse sentido, é bom fazer “benchmarking”, buscar por melhores práticas e estar sempre atualizado sobre novas tecnologias.

7. Monitore os resultados

Mesmo após a adoção de um novo método, é fundamental ficar atento ao desempenho dos seus resultados. O monitoramento é essencial para que a otimização de processos seja um trabalho constante, o que nos faz pensar sobre a importância de estabelecer uma governança para que a confiabilidade dos processos aumente e a organização tenha êxito em suas ações.

Quais os benefícios da otimização de processos?

Para que você não tenha dúvidas se vale a pena ou não otimizar alguns processos internos, listamos os principais benefícios desse conceito.

Redução de riscos

Riscos fazem parte de qualquer negócio, porém, é preciso reduzi-los ao máximo. E é exatamente isso o que a otimização de processos propõe, principalmente ao encontrar maneiras mais eficientes e seguras de conseguir um produto final mais satisfatório, tornando a tomada de decisão um processo mais preciso.

Redução de custos

Ao otimizar os processos da sua empresa, a tendência é que custos desnecessários sejam eliminados do fluxo de trabalho. Assim, o produto final acaba custando menos para a sua empresa.

Melhores resultados

Os melhores resultados são, sem dúvidas, o carro-chefe da otimização de processos — menos gastos, mais eficiência e, é claro, um produto final de melhor qualidade.

A otimização de processos é, portanto, uma tendência cada vez maior no mercado corporativo e, para quem quer se destacar em meio a tanta concorrência, se torna essencial.

Agora que você já sabe como a otimização de processos pode trazer benefícios para o seu negócio, que tal compartilhar este conteúdo nas suas redes sociais e garantir que mais pessoas saibam o que fazer? Siga as nossas páginas nas redes sociais e receba conteúdos como este em primeira mão. Estamos no LinkedIn, no Meetup e no Twitter!